Für Bewerbende und Erziehungsberechtigte: Bitte beachten Sie besonders die Zuständigkeit Ihrer Schule, Entwürfe und Fortschrittserfassung, die gegebenenfalls eingesetzte Dokumentprüfung und Ihre Rechte.
Diese Hinweise betreffen schulanmeldung.app, die Schulverwaltung, Bewerbungen, Nachreichungen und Veranstaltungsanmeldungen. Sushi Dev GmbH, Wiedner Gürtel 28/6, 1040 Wien, Österreich, ist für eigene Plattformkonten, Vertragskommunikation und den Betrieb der Plattform verantwortlich. Datenschutzkontakt: office@sushi.dev.
Für Inhalte einer Bewerbung oder Veranstaltungsanmeldung ist grundsätzlich die jeweils ausgewählte Schule bzw. veranstaltende Einrichtung verantwortlich. Sie bestimmt Felder, Empfänger, Zugriffsrechte, Rechtsgrundlagen und Aufbewahrung. Sushi Dev verarbeitet diese Daten als technischer Auftragsverarbeiter nach dokumentierten Weisungen. Die Schule muss ihre vollständigen Kontaktdaten, gegebenenfalls ihre Datenschutzbeauftragten sowie ergänzende schulrechtliche Hinweise bereitstellen. Bitte beachten Sie auch deren Datenschutzhinweise. Für eigenständige Sicherheits- und Vertragszwecke des Betreibers gelten die nachfolgenden gesonderten Zwecke; eine Schulbeauftragung rechtfertigt keine beliebige eigene Weiterverwendung.
Daten stammen von Ihnen, berechtigten Schulmitarbeitenden, gegebenenfalls Erziehungsberechtigten, freigegebenen Login-Diensten und den beschriebenen technischen Vorgängen.
| Bereich | Verarbeitete Daten und Zweck |
|---|---|
| Plattformkonto und Schule | Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Kontostatus, Schulzugehörigkeiten, Rollen, Einladungen, gewählte Einstellungen und Zeitpunkt einer AGB-Annahme: Anmeldung, Rechteverwaltung und Zusammenarbeit. |
| Bewerbungen und Entwürfe | Je nach Formular Kontakt- und Stammdaten, Geburtsdatum, Angaben zu Erziehungsberechtigten und Vorbildung, Freitexte, Auswahlantworten, Fotos, Ausweis- oder Zeugnisunterlagen sowie Bestätigungen. Erfassung, Zwischenspeicherung, Fortsetzung und Bearbeitung der Bewerbung. Nicht jede Schule erhebt alle genannten Daten. |
| Bearbeitung | Bewerbungs- und Terminstatus, Verantwortliche, interne Notizen, Nachforderungs- und Prüfergebnisse, Kommunikation, PDF-Ausgaben, Datei- und Zustellinformationen: Bearbeitung, Rückfragen, Terminorganisation und nachvollziehbare menschliche Entscheidungen. |
| Fortschritt | Bewerbungsbeginn, Formularversion und Schrittbezeichnungen, erstmals geöffnete und erfolgreich vollständig validierte Schritte, Absenden und letzte beobachtete Aktivität: Fortsetzung, Fehlererkennung und schulbezogene Ablaufverbesserung. Keine Aufzeichnung einzelner Tastatureingaben, kein Bildschirmvideo und keine Mausbewegungsaufzeichnung durch diese Funktion. |
| Veranstaltungen und Pässe | Veranstaltungsdaten, Teilnehmendenangaben, Buchungs-/Ticketkennung, QR-Code, Check-in- und Passstatus: Platzvergabe, Eintritt und auf Wunsch Wallet-Ausstellung. |
| Betrieb und Support | Technische Verbindungs- und Anfrageinformationen, Zeitpunkte, benötigte IP-/Browserinformationen, Fehler- und Sicherheitsereignisse, Akteur, betroffene Ressource und Supportzweck: sicherer Betrieb, Missbrauchserkennung, Störungsbehebung und Nachweis berechtigter Zugriffe. |
Die Schule darf nur erforderliche und rechtmäßig verarbeitbare Angaben abfragen. Pflichtfelder und freiwillige Angaben richten sich nach dem jeweiligen Formular. Ohne notwendige Angaben können Anmeldung oder Bearbeitung nicht vollständig möglich sein; freiwillige Angaben können weggelassen werden. Besonders schutzwürdige Angaben sollten nur erhoben und übermittelt werden, wenn sie tatsächlich erforderlich sind und eine geeignete Rechtsgrundlage besteht.
Eigene Kontoverwaltung und die vereinbarte Leistungserbringung stützen sich, soweit einschlägig, auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; gesetzliche Pflichten auf lit. c. Erforderliche Sicherheitsmaßnahmen, Missbrauchsabwehr und eine nach Interessenabwägung zulässige Produktverbesserung können auf lit. f beruhen. Bei öffentlichen Schulen können insbesondere gesetzliche Aufgaben und Art. 6 Abs. 1 lit. c oder e maßgeblich sein. Die Schule muss die konkrete Grundlage und gegebenenfalls die einschlägige Vorschrift für ihre Verarbeitung bestimmen und mitteilen. Ein berechtigtes Interesse des Betreibers ersetzt diese Grundlage nicht.
Bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten, etwa Gesundheitsangaben, ist zusätzlich eine Voraussetzung nach Art. 9 DSGVO erforderlich. Für Minderjährige sind die jeweiligen schul-, zivil- und datenschutzrechtlichen Anforderungen und gegebenenfalls die Beteiligung Erziehungsberechtigter zu beachten; eine pauschale Altersgrenze wird hier nicht unterstellt.
Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, muss sie gesondert, informiert, freiwillig, zweckbezogen und nachweisbar eingeholt werden. Sie kann für die Zukunft widerrufen werden, ohne die bis dahin rechtmäßige Verarbeitung rückwirkend unzulässig zu machen. AGB-Annahme, Kenntnisnahme dieser Hinweise und die Verwendung der Software ersetzen keine erforderliche Einwilligung. Optionales darf nicht ohne sachlichen Grund Voraussetzung einer Bewerbung werden. Die Beauftragung des technischen Dienstleisters ersetzt weder eine gesetzliche Befugnis der Schule noch Betroffenenrechte.
Nach Beginn kann eine Bewerbung bereits vor dem Absenden als Entwurf gespeichert sein. Angaben werden zur Fortsetzung und Bearbeitung zwischengespeichert. Die Fortschrittserfassung verknüpft die genannten technischen Schrittinformationen intern mit dieser Bewerbung; sie enthält selbst keine Kopie ihrer Antworten oder Dokumentinhalte. Die Schule kann damit beispielsweise sehen, wie viele Bewerbungen einen Schritt erreicht haben und wo noch nicht abgesendete Bewerbungen zuletzt vorangekommen sind.
Jede Bewerbung zählt je Schritt einmal; Änderungen der Formularversion werden getrennt berücksichtigt. Eine längere Inaktivität ist ein Hinweis auf fehlende beobachtete Aktivität und kein Beweis eines endgültigen Abbruchs. Für ältere Bewerbungen werden nicht vorhandene Verläufe nicht erfunden. Demo- und Testbewerbungen werden aus der regulären Auswertung ausgeschlossen. Die schulbezogenen Einzelverläufe gehen nicht an Fathom. Sie dienen nicht zur Bewertung persönlicher Eignung oder zur Erstellung schulübergreifender Schülerprofile.
Für Anmeldung, Sitzungsverwaltung, Schutz vor gefälschten Anfragen und gegebenenfalls das Wiedererkennen einer Anmeldung werden technisch erforderliche Cookies und browserseitige Zustände verwendet. Laufzeiten ergeben sich aus den eingesetzten Sitzungseinstellungen, einer gegebenenfalls gewählten dauerhaften Anmeldung, Abmeldung und Browserkonfiguration; ein dauerhaftes Wiedererkennen kann eine einfache Sitzung überdauern. Sprache, Darstellungs- und Filtereinstellungen können im Konto oder Browser gespeichert werden.
Zur Wiederherstellung von Formularschritten und Navigation können Formularangaben außerdem im Browser-Verlauf zwischengespeichert werden. Das ist keine Übermittlung an Fathom. Die Verfügbarkeit solcher lokalen Daten hängt auch vom Browser und dessen Einstellungen ab. Eine Löschung auf dem Server entfernt nicht automatisch bereits vorhandene Browser-, Geräte-, Export- oder Empfängerkopien. Optionale Analysedienste und eigenständige Anbieter-Anmeldungen sind von notwendigen Sitzungsfunktionen zu unterscheiden; gegebenenfalls erforderliche Vorgaben zum Zugriff auf Endgerätedaten sind zusätzlich zu beachten.
Soweit die erforderliche Rechtsgrundlage und die vertraglichen Voraussetzungen vorliegen und die KI-Prüfung für die Schule freigeschaltet ist, können hochgeladene Nachweise mittels OCR lesbar gemacht, Dokumentarten wie Ausweis oder Zeugnis erkannt und formale Vollständigkeit bzw. Widersprüche zur menschlichen Prüfung angezeigt werden. Dafür können die ausgewählten Dokumente und ihre sichtbaren Inhalte, zugehörige Feld-/Dokumentkategorien sowie abgeleitete Prüfergebnisse verarbeitet werden. Unbeteiligte Dokumente und für den Zweck nicht erforderliche Angaben sind zu vermeiden.
Mistral AI erhält bei der Live-OCR den ausgewählten Dokumentinhalt; dieser kann beispielsweise Namen, Geburtsdaten, Zeugnisangaben oder weitere sichtbare Informationen enthalten. Jev von TypeSafe AI, Inc. erhält in der aktuellen Integration ausschließlich reduzierte Prüfzustände und Kategorien. Namen, E-Mail-Adressen, Bilder, vollständige Formularantworten und OCR-Texte werden nicht an Jev gesendet. Zugangsdaten und allgemeine Zahlungs-/Nutzungsdaten sind nicht Gegenstand dieser Prüfung. Ausgeschaltete oder simulierte Prüfungen übertragen keine Bewerbungsunterlagen an diese KI-Anbieter.
Schuleinstellung und Hintergrundverarbeitung: Für Pro-Schulen ist die Schulfreigabe technisch standardmäßig eingeschaltet und kann unter Einstellungen → KI & Dokumentprüfung ausdrücklich ausgeschaltet werden. Systemweite Abschaltungen haben Vorrang; eine technische Voreinstellung stellt keine Einwilligung und keine eigenständige Rechtsgrundlage dar. Die Schule muss die Voraussetzungen vor einer Verarbeitung echter Bewerbungen erfüllen und die Freigabe andernfalls ausschalten. Eingereichte Bewerbungen und bestätigte nachgereichte Unterlagen können eine Prüfung im Hintergrund auslösen. Das Ausschalten verhindert neue Anbieter-Aufrufe; bereits übermittelte oder laufende Aufrufe lassen sich nicht zurückholen. Simulierte Prüfungen sind entsprechend gekennzeichnet.
Prüfergebnisse und Verbrauchsnachweise: Prüfergebnisse und ein Cache bereits gelesener Dokumente werden geschützt gespeichert, um unveränderte Dateien nicht unnötig erneut zu übertragen. Sie werden mit der zugehörigen Bewerbung gelöscht; eine Löschung im laufenden Prüfprozess darf den Inhalt nicht wiederherstellen. Zur Budgetkontrolle werden je Schule und Kalendermonat Anbieter, Modell, Zeitpunkt, Auftragsstatus, OCR-Seiten, gegebenenfalls vom Anbieter gemeldete Tokenwerte sowie reservierte und berechnete Kosten erfasst. Diese Verbrauchsnachweise enthalten keine Dokumenttexte, Formularantworten oder Kontaktangaben; die Verknüpfung zur Bewerbung wird bei deren Löschung entfernt. Minimale Kosten- und Auditnachweise können für nachvollziehbare Abrechnung, Sicherheit und Rechtsnachweise nach den dafür geltenden Aufbewahrungskriterien erhalten bleiben. Einstellungen, Prüfaufträge und Verbrauchsänderungen werden zweckgebunden protokolliert.
Menschliche Entscheidung: Die Ergebnisse können falsch oder unvollständig sein. Ein Vollständigkeitswert bewertet erfüllte Prüfschritte, nicht die Person. Es erfolgt hierdurch keine allein automatisierte Aufnahme, Ablehnung oder rechtlich vergleichbare Entscheidung. Zuständige Menschen müssen Angaben und Nachweise prüfen; Betroffene können fehlerhafte Angaben berichtigen lassen und eine menschliche Prüfung verlangen.
Modelltraining ist kein Zweck dieser Integration und wird nicht beauftragt. Vor einem Live-Einsatz müssen ein etwaiges Anbieter-Training vertraglich bzw. in den Kontoeinstellungen ausgeschlossen, Unterauftragsverarbeiter freigegeben und Drittlandübermittlungen geprüft werden. Eine pauschale Nullspeicherung oder ausschließlich europäische Verarbeitung wird nicht zugesichert. Für TypeSafe kann insbesondere eine Verarbeitung in den USA stattfinden. Maßgeblich sind die tatsächlich vereinbarte Region, Unterauftragnehmer und Anbieterfristen. Eine Erweiterung des Datenumfangs bedarf vorheriger rechtlicher Prüfung und Information.
Berechtigte Personen der Schule bearbeiten Daten nach ihrer Rolle. Andere Schulen erhalten dadurch keinen Zugriff. Besonders berechtigte Betreiberadministratoren können eine schulübergreifende technische Übersicht einschließlich Entwürfen, eingereichten, angenommenen, abgelehnten und Testbewerbungen einsehen. Die neue Diagnoseübersicht zeigt zunächst technische Metadaten ohne Kontaktangaben oder Formularantworten.
Personenbezogene Diagnoseinhalte werden erst nach erneuter Passwortbestätigung und Angabe eines dokumentierten Support-/Fehlerbehebungszwecks freigegeben. Diese Freigabe gilt für die konkrete Bewerbung befristet für 15 Minuten. Freigabe und jeder Abruf werden mit Akteur und betroffener Ressource protokolliert. Die Diagnoseansicht ist lesend und löst keine Änderung oder Bewerbungseinreichung aus. Ein gesonderter, beauftragter Schul-Supportzugang kann innerhalb seiner Befugnisse auch Änderungen ermöglichen; Zugang und Änderungen bleiben ebenfalls nachvollziehbar. Das ist keine Erlaubnis zur beliebigen Einsicht durch alle Mitarbeitenden.
Zulässige Zwecke sind insbesondere beauftragter Support, notwendige technische Störungsbehebung, Sicherheitsvorfälle und die Unterstützung berechtigter Datenschutzanfragen. Bewerbungsinhalte werden hierbei nach den dokumentierten Weisungen der Schule verarbeitet. Allgemeine Nutzungsanalyse, Neugier, Werbung oder Modelltraining rechtfertigen keinen solchen Zugriff. Die Auditfunktion kopiert nicht automatisch vollständige Antworten, Dokumente oder Zugangsdaten; zusätzliche fachliche Kommunikations- und Prüfdaten werden getrennt behandelt.
Fathom Analytics (Conva Ventures Inc., Kanada): Bei entsprechender Aktivierung werden fest definierte Nutzungsereignisse wie erfolgreiche Formularspeicherung, Programmanlage oder Aufruf der Ablaufübersicht gezählt. Marketing und Schulverwaltung können getrennte Statistikprojekte verwenden. Ereignisse enthalten keine Namen, E-Mail-Adressen, Bewerbungs-/Schulkennungen, Freitexte, Dokumentinhalte, ursprünglichen privaten URLs, Suchbegriffe oder Zugangscodes. Übermittelt werden feste Ereignisnamen und bereinigte Seitenkategorien; keine individuellen Bewerbungsverläufe. Die Übertragung erfordert technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse und Browserinformationen. Fathom verarbeitet diese nach seinen Datenschutzbedingungen und beschreibt seine Auswertung als ohne Analytics-Cookies und ohne seitenübergreifende Besucherprofile. Daraus folgt keine pauschale Befreiung von allen gesetzlichen Anforderungen.
Die App verhindert Fathom auf den zugangsgeschützten Formular- und Nachreichungsseiten für Bewerbende sowie in der Administratordiagnose sowie während privilegierter Supportzugriffe. Für optionale Verwaltungsstatistiken werden Demo-/Super-Admin-Nutzung und ein gespeicherter Widerspruch ausgeschlossen. Browser-Do-Not-Track und die vorhandene lokale Fathom-Sperre werden berücksichtigt. Angemeldete Personen können unter Profil → Optionale Nutzungsstatistik widersprechen. Diese Einstellung betrifft nicht notwendige interne Bearbeitungs-, Fortschritts- und Sicherheitsnachweise. Speicherung einer Sperre im Browser dient dem Durchsetzen dieser Auswahl. Ein Einsatz auf Grundlage berechtigter Interessen setzt eine dokumentierte Abwägung voraus; soweit Einwilligung erforderlich ist, ist diese vor Aktivierung einzuholen. Neue optionale App-Statistik ist technisch gesondert aktivierbar.
Support-Chat (Front): Nur wenn aktiviert, für angemeldete Schulnutzende auf der Supportseite. Dabei können Name, E-Mail-Adresse, Schulzuordnung, eine signierte Identitätsbestätigung, technische Verbindungsdaten und freiwillig mitgeteilte Nachrichten an Front übertragen werden. Auf privaten Bewerbungsportalen und in der Super-Admin-Diagnose wird das Widget nicht geladen. Verwenden Sie für personenbezogene Bewerbungsangelegenheiten die von der Schule vorgesehenen Kommunikationswege.
Eine tatsächliche Weitergabe richtet sich nach den aktivierten Funktionen und den Weisungen/Vereinbarungen der Schule:
Soweit Anbieter Auftragsverarbeiter sind, sind geeignete Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO und eine ordnungsgemäße Freigabe der Unterauftragsverarbeiter erforderlich. Bei eigenständigen Verantwortlichen gelten zusätzlich deren Hinweise. Für Übermittlungen außerhalb des EWR sind die Voraussetzungen von Art. 44 ff. DSGVO zu prüfen, beispielsweise eine tatsächlich anwendbare Angemessenheitsentscheidung oder Standardvertragsklauseln und gegebenenfalls ergänzende Maßnahmen. Standortwahl allein ersetzt diese Prüfung nicht. Informationen zu den im konkreten Schulbetrieb verwendeten Empfängern und Garantien sind bei der Schule bzw. für Betreiberzwecke bei Sushi Dev erhältlich.
Löschung und Betroffenenrechte: Dauer und Kriterien für Bewerbungs-, Entwurfs-, Veranstaltungs- und Kommunikationsdaten bestimmt die Schule nach Zweck, Bearbeitungsstand und geltenden Aufbewahrungspflichten. Entwürfe werden nicht allein deshalb automatisch gelöscht, weil sie noch nicht abgesendet wurden. Die Plattform hat hierfür keine pauschale, für jede Schule geltende Ablaufzeit. Die Schule muss über ihre konkreten Fristen informieren und erforderliche Löschungen veranlassen.
Berechtigte Schulpersonen können die Bewerbungen einer Person schulbezogen suchen und ausgewählte Bewerbungen einschließlich Antworten, Fortschrittsereignissen, Notizen, Prüfergebnissen und zugehörigen Portalzugängen löschen. Dateilöschungen beim Speicherdienst werden im Hintergrund durchgeführt und bei Fehlern erneut versucht; bis zur Bestätigung bleiben erforderliche technische Löschinformationen bestehen. Ein minimaler Auditnachweis kann ohne Formularantworten, Dokumentinhalte oder Kontaktangaben fortbestehen, soweit dafür ein nachvollziehbarer erforderlicher Zweck bzw. eine Aufbewahrungspflicht vorliegt. Gemeinsam genutzte Kommunikation, Anbieterfristen, externe Kopien und Sicherungen sind gesondert zu berücksichtigen. Bei Wiederherstellung einer Sicherung müssen erforderliche Löschungen erneut berücksichtigt werden. Es wird keine sofortige universelle Löschung sämtlicher externer Kopien zugesichert.
Kontodaten werden für die Kontoführung und gegebenenfalls darüber hinaus für notwendige Vertrags-, Sicherheits- und gesetzliche Nachweise benötigt. Protokolle, Supportfälle, Sicherungen und beim Anbieter gespeicherte Statistiken dürfen nicht länger als für ihren jeweiligen Zweck bzw. eine gesetzliche Pflicht erforderlich aufbewahrt werden. Soweit keine feste Dauer genannt werden kann, richten sich die Kriterien nach Abschluss des Vorgangs, Erforderlichkeit für Störungs-/Missbrauchsaufklärung, vertraglicher Abwicklung, Nachweispflichten und den vereinbarten Anbieter-/Sicherungsfristen. Eine automatische universelle Protokollbereinigung oder bereits abgeschlossene Anbieter-Löschung wird hiermit nicht behauptet. Für den konkreten Betrieb sind die Fristen zu dokumentieren und umzusetzen.
Betroffene können nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen. Bei Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f kann insbesondere aus Gründen der besonderen Situation widersprochen werden. Eine erteilte Einwilligung ist für die Zukunft widerrufbar. Für Bewerbungs-/Veranstaltungsdaten ist die Schule erste Anlaufstelle; Sushi Dev unterstützt sie als Auftragsverarbeiter. Für eigene Betreiberverarbeitung wenden Sie sich an office@sushi.dev. Zur Vermeidung unberechtigter Offenlegung kann ein angemessener Identitätsnachweis nötig sein. Gesetzliche Antwortfristen und zulässige Ausnahmen bleiben maßgeblich. Es besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde, in Österreich bei der Datenschutzbehörde.
Die produktive Plattform verwendet verschlüsselte Übertragung und zugriffsbeschränkte Verarbeitung. Formularantworten und gespeicherte KI-Prüfergebnisse werden auf Anwendungsebene verschlüsselt gespeichert; suchbare Kontakt-, Status- und Betriebsdaten unterliegen Zugriffskontrollen und sind dadurch nicht automatisch sämtlich auf dieselbe Weise verschlüsselt. Rollen, Schulgrenzen, zeitlich begrenzte privilegierte Zugriffe und Auditnachweise begrenzen die Einsicht. Kein System kann absolute Sicherheit zusichern. Interne Schlüssel, Zugangsdaten, Netzadressen oder sicherheitskritische Konfigurationsdetails werden in dieser Erklärung nicht offengelegt.
Neue Zwecke, Empfänger oder wesentliche Änderungen der Datenverarbeitung sind vor ihrem Einsatz angemessen mitzuteilen und rechtlich zu prüfen. Textänderungen erweitern keine früher erteilte Einwilligung rückwirkend.
Stand: 30.10.2026. Anbieterinformationen: Fathom-DPA, DigitalOcean-DPA, Front-DPA, Postmark-DPA, Mistral-DPA, TypeSafe-DPA.